• Новини
  • Правила гарного тону в тендері
Правила гарного тону в тендері
Тема тендерів з вибору PR-агенцій є актуальною завжди, але обговорюється дуже рідко. В основному тільки тоді коли у когось урветься терпець або хтось висловить своє невдоволення як з боку компаній, так і з боку PR-агенцій.  Більш за все я чую нарікання з боку агенцій, так як їм із завданням працювати. Але нажаль, взаємні дорікання нічого не вирішують, а, навпаки, через відсутність конструктиву, роблять ситуацію лише гірше.
 
Щоб знайти рішення я хочу призвати усі сторони до відкритого діалогу та запропонувати розробку єдиного, зрозумілого для усіх, стандарту проведення тендерів та умов участі у них.
 
Не секрет, що компанії сьогодні хочуть отримати якомога більше за найменьшу ціну, а агенції – зробити меньше, але дорожче. Баланс можливо знайти у підході до процесу проведення тендеру. Ніжче я привожу критерії, яким, на мій погляд, повинен видповідати кожен тенедер.
 
Критерій 1: Чесність
Якщо ваш головний критерій відбіру ціна — буде кращим одразу це чітко відзначити і не просити учасників тендеру прдумати купу ідей, які вам все одно не потрібні. 
 
Тут варто окремо відзначити прокьюрментів, завдання яких “віджати любою ціною”. Нажаль у таких випадках піарщику в компанії приходиться важко бо руки в нього зв’язані бо, фактично, він не може вплинути на процес вибору хоч номінально і є учасником процесу. 
 
Критерій 2: Повага
Не “пилесосьте” ідеї від десятки агенцій. Визначте для себе список максимум з п’яти, а краще з трьох агенцій яким ви відправите тендерне завдання. Агенції віднесуться більш серьозно до вашого тендеру та нададуть більш пропрацьовані пропозиції. Якщо ви все ж таки вирішили залучити у ваш тенедер “усіх одразу”, тоді хоча б не забувайте кому ви відправили завдання. 
 
Критерій 3: Порядність
Будьте послідовними та додтримуйтесь обіцянок які ви дали. Якщо ви обіцяли надіслати додаткову інформацію - надішліть її. Отримали пропозицію — знайдіть час та ознайомтесь з нею від початку до кінця, бажано ДО того, як дзвонити агенству з питаннями. Обіцяли ознайомитись з пропозицією у семиденний строк — зробіть це або напішить учасникам листа про те, що строк подовжено з таких-то причин. 
 
Критерій 4: Прозорість
Гарно деталізований бріф — запорука того, що ви отримаєте ті пропозиції, які вам потрібні та виберете дійсно оптимальний для вас варіант. Назвіть усіх учасників тендеру — для агентсвтса це також стимул в роботі. Надішліть відповіді на отримані запитання на всіх учасників тендеру. 
 
Критерій 5: Пунктуальність
Якщо ви затіяли тендер, звісно, було б гарно дотримуватись дедлайнів його проведення та не відкладати вибір агенції на довгий період. Це, в першу чергу, добре для компанії тому що ви зможете дійсно розраховувати на представлену вам команду спеціалістів, яка й буде з вами працювати. Не проводьте “тендер на тендер” який ви запускали пару місяців тому — це не серьозно.
 
Критерій 6: Умови оплати
Питання умов та строків оплати PR-послуг — це індивідуальне рішення кожної агенції. Але дозвольте зазначити, що, наприклад, телеканали не беруть рекламу без предоплати, мобільні оператори не надають нам кредит у 90 днів на мобільний зв’язок, а лікарі не очікують оплати 3 місяці за надані послуги. 
 
Звісно, в багатьох випадках тендерний процес залежить і від агентств: з нами ведуть себе так, як ми дозволяємо. Але інколи складається враження, що ініціатори тендеру вважають, що люди в агенціях можуть жити тільки за рахунок повітря і через це можуть чекати навіть півроку на оплату вже наданих послуг.
 
Усі ми живем у одній країні і можемо досить реалістично оцінювати економічні ризики. Приймаючи участь у тендерах та формуючи ціноутворення кожне агенство прораховує свої сили, ресурси та можливості для подальшої роботи з кліентом. Тому хочеться призвати компанії піти агентствам на зустріч та скоротити строки оплати за надані PR-послуги. 
 
Агентствам хочеться побажати не демпінгувати, тому що це шкодить вашій репутації, а додаткові кошториси в кінці-кінців стануть причиною втрати клієнта.