Новости

Event-заметки из Оксфорда. День 1

08.08.2012

Мечта всех студентов — Оксфорд — встречал нас дождем. И несмотря на это, показался нам уютным и приветливым. Здесь, в городе-университете (или университете-городе) с многовековой историей, все сделано для того, чтобы студенты имели возможность не только учиться, но и развиваться творчески, спортивно, духовно. Вы, наверное, знаете, что именно здесь, в Оксфорде, в пабе Eagle and Child любили засиживаться и рассуждать о жизни два английских классика — Клайв Льюис и Джон Толкиен. Именно за бокалом местного эля родились концепции Хроник Нарнии и Властелина колец. Оксфордский университет — это множество факультетов и колледжей, расположенных отдельно друг от друга. И каждый из них — маленький дворец или церковь. Уж никак не назовешь их корпусами.

В одном из корпусов Колледжа Линкольна Оксфордского Университета расположилась Event Business Academy. Нам посчастливилось попасть на последний (шестой) курс обучения Академии, куда 20 ивент-специалистов из Нигерии, Италии, Испании, Египта, Индии, России, Пакистана, Румынии и Украины приехали за новыми знаниями, новыми друзьями, новыми впечатлениями. Различия в культуре и менталитете ушли на второй план, оставив то, что объединяет всех — профессию и профессиональные принципы.

«Люди могут не помнить того, что вы сделали или что вы сказали, но они навсегда запомнят то, что они почувствовали благодаря вам», — тезис одной из лекций, который определяет всю современную ивент-индустрию.

Следует отметить, что даже при подготовке деталей процесса обучения для ивенторов представители Event Business Academy следовали тем же принципам, которым учат своих студентов. Каждая мелочь имеет значение в организации мероприятий. Такая, казалось бы, мелочь — твое имя на папке с материалами — способна согреть душу в незнакомой обстановке на необычайно дождливом этим летом Альбионе. Важно не забывать, считают английские ивентщики, что залог успешной организации мероприятия заключается в трех компонентах: обучение, мотивация и коммуникация. Чем, собственно, мы и занимаемся.

Первый день был очень насыщенным теоретическими материалами: Создание впечатления об ивенте («Designing your event experience»), Лучшая практика в планировании мероприятий («Best practice event planning»), Управление финансами мероприятия («Managing your event budget»), Работа с поставщиками и основными стейкхолдерами мероприятия («Managing suppliers & stakeholders»).

Очень интересным для меня оказался модуль о формировании бюджета, cash flow в долгосрочных проектах, а также определение break-even point — так называемой «точки убыточности проекта».

Данные вопросы имеют ключевое значение в организации мероприятий, поскольку даже в Великобритании в этом году было аннулировано несколько мероприятий по причине неправильного управления финансами или плохой погоды. На последнюю, конечно же, ивент-менеджер повлиять не может. По крайней мере, пока:)

Виртуальные проекты тут же подкреплялись практическими задачами. В небольших группах — нас разбили на отдельные группы, в которых были представители разных стран — опытные студенты создавали концепции, разрабатывали идеи, считали бюджеты и оборот наличных.

Подготовка мероприятий в Великобритании немного отличается от привычного нам процесса. Так, например, все они имеют более длительный срок подготовки, чтобы учесть все мелочи. Ведь, как известно, «сила мелочей в том, что их много». На подготовку Олимпиады в Лондоне ушло 7 лет, для большого корпоративного мероприятия или свадьбы понадобится от 6 до 24 месяцев.

Второй день обучения был посвящен посещению Олимпийского Парка (Olympic Park). Этому и будет посвящен следующий пост от моей коллеги Марии Величко, руководителя ивент-департамента компании Mainstream.