Об управлении изменениями в журнале MMR

В условиях глобальных экономических перемен, когда стремительно меняются внешние условия, PR компании должны уметь своевременно реагировать на постоянные вызовы и не бояться меняться внутри. К сожалению не все компании в состоянии быстро перестроиться под изменения, вызванные внешним кризисом и новыми условиями, которые диктует рынок. Тем не менее, если внутренняя система агентства настроена правильно — изменения проходят намного быстрее и в этом случае агентство получает дополнительные конкурентные преимущества. Как инструмент для таких изменений хочу предложить вам опробованную систему ТОС.

Многие слышали или читали о теории ограничений системы (ТОС — Theory of Constraints), которую доступно описал Элияху Голдратт в своих книгах, но до сих пор ее незаслуженно редко используют в сфере услуг. Возможно потому, что в мировой практике ТОС успешно применили только некоторые медицинские учреждения и отели? А зря! Как показывает практика, абсолютно все инструменты ТОС применимы и для PR-индустрии.

В чем суть?

Кратко теория ограничений сводится к простой формуле: вы работаете настолько быстро и эффективно, насколько быстро и эффективно работает ваше самое слабое звено. Вся работа агентства — это система взаимосвязанных процессов. Будет ли оно процветать, или придет в упадок, зависит от того, насколько грамотно в нем выстроено взаимодействие всех звеньев и элементов. Самое главное — правильно определить, где она работает не достаточно эффективно и в чем ключевая проблема, замедляющая качественный ход работы всей системы.

Чтобы это определить, строятся так называемые логические деревья ТОС. Их всего пять: дерево текущей реальности, диаграмма разрешения конфликтов, дерево будущей реальности, дерево перехода и план преобразований. Строятся они одно за другим в порядке, описанном ниже, и направленны на поиск варианта решения по устранению проблемы в настоящем и даже в будущем.

ДЕРЕВО ТЕКУЩЕЙ РЕАЛЬНОСТИ — это инструмент для анализа текущих проблем. С его помощью можно изучить причинно-следственные связи, определяющие текущую ситуацию в коллективе.

ДИАГРАММУ РАЗРЕШЕНИЯ КОНФЛИКТОВ (или «Грозовую тучу») Голдратт разработал для снятия скрытых конфликтов, которые обычно лежат в основе давних «хронических» проблем.

ДЕРЕВО БУДУЩЕЙ РЕАЛЬНОСТИ служит двум задачам: во-первых, оно позволяет удостовериться, что действие, которое мы собираемся предпринять, действительно приведет к желаемым результатам, а во-вторых, эта диаграмма дает возможность определить, какие негативные последствия может вызвать задуманное нами действие. Эти два момента очень важны и полезны: мы можем логически «протестировать» эффективность решений, до того как потратить на них время, силы или ресурсы. Это помогает избежать ухудшения ситуации. Это дерево отвечает на вопрос «на что менять?», а также является инструментом стратегического планирования.

ДЕРЕВО ПЕРЕХОДА строится, когда решение о направлении действий уже принято и оно помогает реализовать это решение. В нем определяется, что может препятствовать нашим действиям и как лучше преодолеть эти преграды. Оно также позволяет установить последовательность действий, необходимых для достижения цели. Эта диаграмма наполовину отвечает на вопрос «как именно осуществить перемены?».

ПЛАН ПРЕОБРАЗОВАНИЙ дает детальные пошаговые инструкции по внедрению решений и логические обоснования каждого шага. По сути, это подробная дорожная карта достижения вашей цели, дополняющая ответ на вопрос «как пошагово осуществить перемены?».

Как это применить?

Прежде всего изучите правила построения. На само построение вам придется в первый раз потратить минимум дней пять (по одному дереву в день), но зато постоянная практика поможет добиться колоссальных успехов. Сейчас довольно много книг, которые подробно описывают как это делается. Мою любимую написал Уильям Детмер.

Начинать нужно с определения от 5-10 проблем, которые вы хотите решить, и понять какая из них является ключевой. Далее, с помощью четко прописанных правил, вы постепенно выстраиваете каждое логическое дерево. Все они взаимосвязаны друг с другом: когда вы найдете ключевую проблему в первом — перейдете к построению второго и т.д.

Попросите о помощи свою команду — они могут помочь как с определением ключевых проблем, так и с построением взаимосвязей между ними. Очень полезно вместе «поштормить» и придумать идеи для «Грозовой тучи», где потребуется несколько прорывных идей, которые далее послужат базой для работы с последующими деревьями.

Вообще, инструменты ТОС помогают оценить каждое управленческое решение и понять насколько оно будет эффективным для решения текущих проблем, а значит — насколько быстро вы сможете что-то менять внутри компании и какие решения окажутся самыми лучшими.